Samstarfsfólk okkar er oft á tíðum ekki meðvitað um mikilvægi skjala- og upplýsingastjórnunar fyrir fyrirtækið í heild. Af þeim sökum getur verið erfitt fá starfsfólk til að fylgja viðeigandi verklagsreglum og leiðbeiningum. Þetta getur leitt til ýmissa erfiðleika við dagleg störf og haft í för með sér áhættu vegna öryggis gagna. Ef eyða þarf miklum tíma í að leita að skjölum, hvort sem er á pappír eða rafrænt, þá leiðir það til gremju meðal starfsfólks sem fylgir þá síður verklagsreglum og leiðbeiningum. Ef starfsfólk er ekki með okkur í liði þá verður róðurinn erfiður.
Hér fyrir neðan eru fimm atriði sem geta auðveldað þér að einfalda þína vinnu og á sama tíma auka ánægju starfsfólks í tengslum við skjala- og upplýsingastjórnun.
1. Frumlegt og áhugavert
- Verklagsreglur og leiðbeiningar þurfa að vera aðgengilegar öllum starfsmönnum rafrænt. Það er úrelt og óumhverfisvænt að prenta út þessi skjöl og afhenda til dæmis nýjum starfsmönnum. Einnig má gera stutt myndbönd sem útskýra skjala- og upplýsingastjórnun fyrirtækisins og sýna þannig starfsfólki hvernig þeirra framlag hefur áhrif á vinnu þeirra sjálfra sem og samstarfsmanna. Myndbandið þarf að vista á aðgengilegum stað, til dæmis á áberandi stað á innra neti fyrirtækisins.
- Sýnum samanburð á skrifstofurými í óreiðu þar sem stressa starfsfólk er að leita í skjölum sem eru út um allt og svo hvernig skrifstofan lítur út ef verklagsreglum og leiðbeiningum er fylgt. Ástandið á stafrænu skrifstofunni er ekkert öðruvísi en óreiðan er samt ekki eins augljós við fyrstu sýn.
2. Skilningur og samvinna
· Mikilvægt er að halda reglulega námskeið fyrir starfsfólk og fara yfir vinnu í skjalakerfinu. Verklagsreglur og leiðbeiningar um skjalastjórnun þurfa ávallt að vera skiljanlegar. Sýndu starfsfólki hvernig skráningu tölvupósta, bréfa, samninga og annarra skjala í ykkar fyrirtæki er háttað. Ef við geymum mikið af óþarfa upplýsingum þá getum við misst sjónar á mikilvægu gögnunum. Á endanum getur starfsfólk staðið uppi með hrúgu af skjölum og finnur ekki réttu skjölin á réttum tíma. Bendum á að ef við höfum röð og reglu á skjölunum okkar þá finnum við þau með auðveldum hætti.
· Það sama gildir um allar deildir innan fyrirtækisins/stofnunarinnar, ef starfsfólk fylgir leiðbeiningum þá verða skjöl aðgengilegri fyrir alla starfsmenn deildarinnar. Þá skiptir engu hvort vinnan er unnin á skrifstofunni eða utan hennar. Ef skjölin eru vel skráð og skipulögð þá sparar það tíma fyrir alla.
3. Sniðmát spara tíma
· Með notkun á sniðmátum í skjalakerfinu nýtir starfsfólk betur sinn vinnutíma og á sama tíma hjálpa sniðmát okkur skjalastjórum við okkar vinnu, vitandi það að verkefni og skjöl eru stofnuð og vistuð með réttum hætti.
· Ef innleiðing er framkvæmd með réttum hætti þá upplifir starfsfólk það jákvæða í því að skrá og vista skjöl með réttum hætti. Kerfið getur flýtt fyrir vinnu starfsfólks og gert hana auðveldari.
4. Fögnum áföngum
· Þegar við skilgreinum ákveðna þröskulda sem fara þarf yfir í tengslum við innleiðingu eða breytingar þá er auðveldara fyrir starfsfólk að fylgjast með. Til dæmis getum við búið til „mælaborð“ til að fylgjast með ákveðnum mælingum. Höldum starfsfólki upplýstu og þökkum þeim fyrir þeirra framlag við að skrá skjöl samkvæmt verklagsreglum og leiðbeiningum. Góð skjala- og upplýsingastjórnun er jafnvel meira krefjandi á stafrænu skrifstofunni því enginn vill þurfa að eyða tíma í að fara í gegnum fullt af skjölum með titilinn „óskráð skjal #XYZ“ til að finna það sem leitað er að.
· Það getur haft mjög góð áhrif á starfsandann að fagna saman þegar farið er yfir þröskuldana. Til dæmis þegar ákveðnum fjölda skráðra skjala er náð þá væri hægt að senda þakkarpósta til að láta vita að markmiði sé náð eða hafa fögnuð saman til að sýna þakklæti fyrir góða vinnu. Öllum þykir gott að vita að sú vinna sem lögð er af mörkum sé vel metin.
5. Verum aðgengileg og sýnum gott fordæmi
· Verum alltaf tilbúin að aðstoða og leiðbeina og hvetjum starfsmenn til að leita aðstoðar þegar þeir þurfa þess, betra fyrr en seinna.
· Það fer eftir stærð stofnunar/fyrirtækis hvort gott sé að fá einn eða fleiri aðila í hverri deild í lið með sér til að vera deildinni innan handar varðandi skráningu.
· Höfum ábendingabox, sem ekki er hægt að rekja, þar sem starfsfólk getur komið sínum ábendingum á framfæri.
Af þessum punktum hér fyrir ofan leiðir að starfsfólk er líklegra til að fylgja verklagsreglum og leiðbeiningum fyrirtækisins um skráningu skjala/gagna en einnig þarf að huga að fylgni við lög, reglur og reglugerðir sem í gildi eru. Líklegra er að skjöl/gögn séu vistuð með réttum hætti og lögum og reglum svo sem er varða persónuvernd (GDPR) er fylgt sem og reglum og leiðbeiningum Þjóðskjalasafns.
Mikilvægi árangursríkrar skjalastjórnunar má líta á bæði frá sjónarhorni starfsfólks og sjónarhorni fyrirtækis/stofnunar. Þegar starfsfólk skilur mikilvægi þess að upplýsingar fyrirtækisins/stofnunarinnar séu vel skráðar þá er líklegra að það verði skilvirkara og afkastameira.