Umhverfissjónarmið skipta miklu máli í nútíma viðskiptum. Að taka skrefið í átt að pappírslausri framtíð er eitt af því mikilvægasta og í senn einfaldasta sem fyrirtæki geta gert fyrir bætt umhverfi. Ef það er eitthvað sem COVID tímabilið hefur kennt okkur þá er það að stafræn viðskipti skipta sköpum og með því að taka upp stafræna skjalastjórnunarlausn er hægt að tryggja góða stafræna viðskiptahætti og pappírslaus viðskipti.
Fyrirtæki um heim allan eru nú í óða önn að innleiða stafrænar skjalastjórnunarlausnir. En hvers vegna skipta skjalastjórnunarkerfi (DMS) sköpum fyrir fyrirtæki og viðskiptaferla innan þeirra og af hverju eru þessar lausnir hagstæðar og hagkvæmar fyrir fyrirtæki?
Hagstæð skjalastjórnunarkerfi
Skýjalausnir eru oftast í mánaðar- eða ársáskrift. Fyrir flestan skjalastjórnunarhugbúnað eru fyrirtæki að greiða á bilinu $15 til $200 á mánuði fyrir hvern notanda, allt eftir því hversu flókin lausnin er.
CoreData er hagstæð og hagkvæm skjalstjórnunarlausn þar sem verðið er mjög sveigjanlegt eftir þörfum fyrirtækja. Í flestum tilfellum förum við fyrst yfir þarfir fyrirtækja með þeim og bjóðum þeim svo sérsniðin tilboð sem hentar þeirra þörfum og fjárhag. Með þessu gagnsæja ferli geta viðskiptavinir fengið sundurliðaðan kostnað og áttað sig á hvað er innifalið í lausninu og hvað þeir eru að greiða fyrir. Þannig geta þeir á traustum og öruggum grundvelli valið CoreData.
En skoðum nú hvernig innleiðing á skjalastjórnunarlausn getur sparað tíma og peninga á öllum sviðum fyrirtækisins.
Að prenta út og afrita skjöl og geyma í áþreifanlegum skjalageymslum er óþarfi í nútíma viðskiptum.
Notaðu fjármagnið sem fer í geymslu- og prentkostnað í virðisaukandi útgjöld.
Það að vera með útprentuð viðskiptaskjöl sem eru geymd á skrifstofum eða geymslurýmum skapar takmarkandi vinnuflæði fyrir starfsmann - sérstaklega þar sem stór hluti starfsmanna vinnur í fjarvinnu. Einnig er hægt að nýta allan þann tíma sem fer í að vinna og leita að efnislegum pappírsskjölum, afrita, prenta og geyma pappíra í skjalaskápum í að einbeita sér frekar að tekjuskapandi verkefnum.
Í vinnuumhverfi nútímans þurfa starfsmenn tafarlausan aðgang að samningum, skjölum og fleiru til að viðhalda framleiðni - stafræn skrifstofulausn getur auðveldað þetta. Af hverju ekki að nýta það fjármagn sem fer í geymslusvæði og prentkostnað í annað, sérstaklega þar sem skjalastjórnunarlausnir krefjast ekki aukinna fermetra?
Hagkvæmni og framleiðnikostnaður
Skjalastjórnunarlausnir bjóða upp á þægilega nálgun skjala, örugga deilingu þeirra og varðveislu.
Það getur verið erfiðarar að mæla hagkvæmni og framleiðnikostnað en annan. Segjum sem svo að þú sérð starfsmenn ganga fram og til baka með útprentaða pappíra frá prentherbergi til varðveislu í skjalaskápum eða skilja pappíra eftir á skrifborðum samstarfsmanna eða stjórnenda til yfirferðar áður en skjölin eru síðan send til viðskiptavina til undirritunar. Í þessu tilviki er svo sannarlega hægt gera starfssemina afkastameiri og skilvirkari. Að auki geta rangskráð skjöl verið mikið vandamál og geta snúið skrifstofunni á hvolf þegar leitað er að skjölum sem eru á röngum stað og finnast jafnvel ekki.
Með skjalastjórnunarlausn eru bréfaskipti, tölvupóstar, reikningar og samningar geymdir stafrænt. Skjalastjórnunarlausn hjálpar við að finna skjölin sem þú leitar að mun hraðar og auðveldar. Ímyndaðu þér að þú sért með viðskiptavin í símanum og þarft að setja hann á bið á meðan þú ert að leita að pöntuninni eða samningnum einhvers staðar í pappírsbúnkunum. Hvernig væri það ef þú gætir þess í stað skellt upp skjalinu á skjánum þínum og svarað spurningu viðskiptavinarins strax? Svo ekki sé minnst á að þú þarft ekki að hafa áhyggjur af því hvort viðskiptavinurinn hafi tíma til að bíða eða hvort þú finnur ekki skjalið strax.
Tími starfsmanna þinna er mikilvæg fjárfesting. Skilvikrni þeirra eykst til muna þegar mikilvægum tíma þeirra er ekki varið í að finna rétt skjöl á skrifstofunni.
Hvað kosta viðskiptaferlarnar?
Bættu vinnuflæði innan fyrirtækisins
Hefur þú einhvern tíma upplifað áskoranir við hraðari innheimtu greiðslu? Viltu bæta ánægju viðskiptavina? Hvað með að bæta starfsmannahald? Þó stjórnendur fyrirtækja spyrji sig sífellt þessara spurninga þá er til ein einföld lausn. Með því að innleiða skjalastjórnunarlausn geta teymin í fyrirtækinu skipulagt skjölin á stafrænum vinnusvæðum er snúa að áætlunum, viðskiptavinum, málum og verkefnum.
Líttu á þetta á þennan hátt: Með því að innleiða sjálfvirkt verkflæði er hægt að straumlínulaga bókhald, sölu, þjónustu við viðskiptavini og starfsmannahald. Með því að hagræða í þessum ferlum er hægt að tryggja hraðari innheimtu greiðslu, lægri kostnað við kaup á vörum og þjónustu og aukna ánægju viðskiptavina.
Kostnaður við öryggi og endurheimt gagna eftir hörmungar
Ekki eyða meira en þú þarft!
Almenna persónuverndarreglugerðin (GDPR) gerir fyrirtæki lagalega ábyrg fyrir því að vernda gögn viðskiptavina og starfsmanna. Jafnframt eru fyrirtæki ábyrg fyrir því að meðhöndla persónuupplýsingar og tryggja að öll gögn sem unnið er með sé farið með á öruggan máta. Að auki verða fyrirtæki að vera með ráðstafanir til að koma í veg fyrir óviðkomandi aðgang að gögnum eða tapi gagna.
Oft gleymist að afrita gögn á pappír þar til það er um seinan
Með stafrænni skjalastjórnunarlausn þarftu ekki að hafa áhyggjur af því að glata skjölin í kjölfar þjófnaðar, náttúruhamfara, elds eða flóða - öll skjölin þín eru tryggilega geymd í skýinu. Einnig þarftu ekki að eyða tíma eða peningum í endurheimt pappírsgagna og skjalasafna í kjölfar. Þegar þú innleiðir skjalastjórnunarlausn er stafræna vinnusvæðið með sitt eigið öryggisafritunarkerfi og það verndar og geymir viðskiptagögn þín og skjöl rafrænt á öruggan máta.
Að innleiða skjalastjórnunarlausn er auðveldara en þú heldur
Að taka ákvörðun um að fjárfesta og innleiða skjalastjórnunarlausn í fyrirtækinu þínu snýst um að ná fullkomnu jafnvægi milli kostnaðar, öryggis og framleiðni. Það jafnvægi fer eftir þörfum og forgangsröðun hvers fyrirtækis. Eitt er víst: Það verða til fleiri og fleiri skjöl eftir því sem fyrirtækið stækkar. Hví ættirðu ekki hjálpa fyrirtækinu að verða skilvirkara núna á meðan þú stækkar til framtíðar?
Teymið okkar hjá CoreData mun svo sannarlega leiðbeina og hjálpa þér við að meta og greina kostnaðinn og ávinninginn með innleiðingu skjalastjórnunarkerfis. Við getum svo sannarlega byrjað með því að benda þér á reynslu annarra og sýna þér hversu auðvelt það er að vinna í stafræna vinnusvæði CoreData.